Какую онлайн-кассу выбрать для бизнеса

14.05.2024

С 2021 года практически любой предприниматель обязан рассчитываться с покупателями и клиентами через онлайн-кассу. На рынке сразу появился десяток компаний, которые продают и настраивают устройства. Рассказываем, какое есть оборудование, как предпринимателю сделать выбор и кому все-таки онлайн-касса не нужна.

Что такое онлайн-касса и для чего она нужна

Онлайн-касса — такое же устройство, как и обычный кассовый аппарат: выбивает чеки, сохраняет данные о них.

Но в отличие от обычных аппаратов онлайн-касса данные о продажах шифрует и отправляет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую. 

Налоговая получает достоверную информацию о доходе продавца — данные в накопителе скорректировать невозможно. Чеки, проведенные через онлайн-кассу, можно отправлять покупателю в СМС или по электронной почте. 

Какие категории ИП должны использовать онлайн-кассы

По закону устанавливать и пользоваться онлайн-кассами обязаны большинство ИП, за исключением следующих: 

  • ИП и самозанятые, которые используют налоговый режим на профессиональный доход. Чеки по продажам они оформляют в приложении «Мой налог»;

  • физлица, которые сдают в аренду свое жилье или машино-место, на любом налоговом режиме;

  • ИП и юрлица, которые занимаются ремонтом обуви и одежды, ремонтом или изготовлением ключей, продают через киоски мороженое, безалкогольные напитки или молоко на розлив; 

  • ИП, которые работают в труднодоступной местности; 

  • ИП, которые работают на патенте по ряду видов деятельности, торгуют с прилавка на ярмарках и рынках. 

Чем полезны онлайн-кассы 

  • Меньше бумажной работы. Сокращает количество отчетов и налоговых проверок: данные передаются напрямую в ФНС. 

  • Полезная статистика. С помощью онлайн-кассы можно собирать и анализировать статистику по продажам, контролировать работу своих сотрудников. 

  • Быстро подключить. Онлайн-кассу подключить гораздо проще и быстрее, чем обычную. А поставить ее на учет или снять с него можно онлайн, без посещения ФНС. 

  • Автоматизируют продажи. Весь процесс продажи товара автоматизирован — от момента формирования чека на оплату до расчета сдачи и суммы налога с продажи. 

  • Интеграция с другими системами. Онлайн-кассу можно интегрировать с CRM-системой, системами лояльности, системами управления складом. Это упрощает бизнес-процессы и делает их более прозрачными. На сведение данных и аналитику уходит гораздо меньше времени. 

В чем сложности с использованием онлайн-касс

  • Технические условия. Чтобы онлайн-касса работала, нужен стабильный интернет и компьютер с совместимым ПО. В противном случае касса может зависать, будут сложности с обработкой чеков и платежей.  

  • Стоимость. Помимо покупки самого аппарата нужно оплачивать услуги оператора фискальных данных за обработку платежей и отправку их в налоговую. 

  • Необходимость обучения. Работать с онлайн-кассой сотрудникам может быть сложнее, чем с обычным оборудованием. Нужно учиться взаимодействовать с аппаратом, решать сложности, если они возникнут. 

Сколько стоят онлайн-кассы

На стоимость кассы влияет ее тип. В таблице приведены средние цены на оборудование в Москве.

Тип устройства

Средняя цена

Кнопочные кассы

12 000 рублей

Сенсорные мобильные аппараты

15 000 рублей

Стационарные сенсорные кассы

20 000 рублей

Полноценные POS-системы

от 50 000 рублей

Облачные решения

от 1500 рублей в месяц

 

Виды онлайн-касс для ИП 

Рассмотрим, какими кассами могут воспользоваться индивидуальные предприниматели. 

POS-система на основе фискального регистратора

POS-система — это готовый комплекс устройств, который включает в себя:

  • фискальный регистратор;

  • дисплей продавца и покупателя;

  • клавиатуру;

  • ящик для наличных денег;

  • интерфейсы для подключения дополнительных устройств: весов, сканера и т. д. 

Сам регистратор подключается к POS-терминалу, для его работы необходимо специальное ПО, без которого работать он не будет.

POS-терминал — это системный блок с вычислительным центром. Терминалы могут поставляться отдельными блоками или в качестве моноблока — сразу с дисплеем. 

Преимущества POS-систем в том, что это комплексное решение. После установки можно сразу начать использовать систему, при необходимости докупая дополнительное оборудование и интегрируя его с терминалом. 

Однако они дороже всех остальных решений. Самые бюджетные варианты систем стоят от 50 000 рублей. 

Стационарная касса с сенсорным дисплеем 

Стационарная касса или сенсорный кассовый аппарат — более простое и недорогое устройство.

Устанавливается стационарно, позволяет проводить необходимые операции. Есть кассы, которые продаются в комплекте с фискальным регистратором, для других потребуется такой регистратор докупить. 

Поставщики онлайн-касс часто предлагают готовое ПО для обработки платежей и отправки данных ОФД. Статистика по продажам, аналитика доступны в личном кабинете облачных сервисов и на дисплее самого устройства.  

К такой кассе тоже можно подключить дополнительные устройства и наладить взаимодействие с системами учета. Денежный ящик для наличных придется покупать отдельно. 

Мобильный аппарат с сенсорным дисплеем и аккумулятором

Портативные кассы выполняют все те же функции, что и перечисленные выше: формируют и печатают чеки, отправляют информацию в ОФД. Объем памяти у них небольшой, так что такое решение не подойдет для торговли большой номенклатурой товаров. 

Разобраться с такими кассами не сложнее, чем со смартфонам, что удобно для сотрудников. 

Если нужны данные по продажам, доступ к статистике и аналитике, их можно получить в кабинете сервиса, который предоставляет ПО для устройства. 

Кнопочная касса-калькулятор 

Это обычная кнопочная касса, которую часто можно встретить в небольших магазинах у дома. Работает от аккумулятора, печатает чеки.

В таких кассах установлено ПО для выполнения ключевых операций: продажи, возвраты, коррекции чеков. 

Объем памяти в таких кассах ограничен, поэтому ее стоит использовать, если товарная номенклатура — до 10 товаров. Такой кассой также пользуются, не загружая готовые товарные позиции, а просто набирая стоимость того или иного товара в момент продажи. 

Получить развернутую статистику по продажам, проанализировать данные с такими кассами невозможно. Эти кассы самые бюджетные. 

Облачная онлайн-касса

Такая касса используется в интернет-магазинах, при продаже услуг онлайн, в службах доставки и такси, вендинговых аппаратах. Она заменяет физическую контрольно-кассовую технику. Все операции проводятся и учитываются в облачном сервисе. Подключение к такой кассе осуществляется через интернет.  

Цифровую кассу нельзя использовать при расчетах с клиентами в торговых точках, пунктах выдачи и билетных кассах. 

Цифровая касса так же, как и другие, интегрируется с системой учета, складской системой. Покупать облачную кассу не нужно — поставщик предоставляет доступ к сервису ежемесячно по лицензии. В любой момент можно отказаться от использования. 

Стоимость аренды таких сервисов стартует от 1500 рублей в месяц в зависимости от выбранного тарифа и формы оплаты: ежемесячно или единовременно за год. 

Если вы продаете товары через собственный интернет-магазин — онлайн-касса вам необходима. При торговле через маркетплейсы установки кассы можно избежать. Все нюансы работы с маркетплейсами: от заключения договора до ведения учета и расчета налогов, узнаете на онлайн-курс «Бухгалтерия маркетплейса-2024: учет, налоги, 1С», учитесь, когда вам удобно и быстро осваивайте новую специализацию.

Сейчас курс продается со скидкой: 3 690 рублей вместо 16 350 рублей.

Купить курс

Как ИП выбрать онлайн-кассу 

Чтобы выбрать кассу, нужно в первую очередь учитывать вид бизнеса — онлайн или офлайн. Если ведете бизнес в интернете, подойдет облачная касса. 

Важно! Если наряду с физическими точками продаж у вас есть интернет-магазин, вам нужно купить физическую онлайн-кассу и доступ к облачному сервису. 

Для офлайн-бизнеса важно опираться на следующие параметры: 

  • Объем номенклатуры товаров. Его важно учитывать, потому что, например, мобильные сенсорные терминалы или кнопочные кассы-калькуляторы имеют ограниченный объем памяти и для большой номенклатуры не подойдут. 

  • Проходимость точки продаж и интенсивность покупок. Этот параметр важен, потому что влияет на требования к скорости работы устройства, скорости печати чеков.

  • Необходимость часто вносить изменения в товарные позиции. В случае, если товарные позиции часто меняются и за этими изменениями должен следить кассир, следует такой фактор учесть и выбрать устройство, подходящее задаче. 

  • Потребность в статистике по продажам, в аналитике продаж, работы кассиров и отдельных торговых точек, если у вас их несколько. Интеграции с другими системами учета. Более простые варианты устройств доступ к расширенной статистике и интеграциям с системами учета могут не предоставлять. 

  • Бюджет. 

Рассмотрим каждый из этих пунктов применительно к видам онлайн-касс для офлайн-бизнеса, которые мы описали выше. 

Кассы

Параметры

       
 

Объем номенклатуры

Проходимость точки продаж и интенсивность покупок

Изменения в товарные позиции, корректировки

Статистика, аналитика и интеграции с другими учетными системами

Стоимость

POS-система

от 200 и выше

Большой покупательский поток, необходима высокая скорость печати чеков

Да

Позволяет получать расширенную статистику и аналитику. Проводить интеграции

от 50 000 рублей минимум

Стационарная касса с сенсорным дисплеем

от 200 и выше

Средний покупательский поток, высокая скорость печати чеков не требуется

Да

Можно получить статистику и аналитику, провести интеграции с учетными системами

от 20 000 рублей

Мобильный аппарат с сенсорным дисплеем

до 200 позиций

Низкий покупательский поток

Вносить можно, но не очень удобно

 

от 15 000 рублей

Кнопочная онлайн-касса

до 10 позиций или ручной ввод суммы покупки

Низкий покупательский поток

Для изменений нужна перенастройка ПО 

Нет

от 12 000 рублей

 

Из чего складывается стоимость использования онлайн-кассы

Расходы на онлайн-кассу можно разделить на единовременные и постоянные. 

К единовременным относятся: 

  • расходы на покупку самого устройства;

  • расходы на покупку дополнительных устройств: денежный ящик, весы, сканер.  

  • получение ЕЦП, регистрация и настройка устройства, обучение сотрудников.

Эти услуги, как правило, не идут в комплекте к покупке. Однако поставщики касс часто предоставляют скидку на них при покупке. 

Фискальный накопитель тоже покупается при установке кассы, если не идет в комплекте. Менять накопитель нужно каждые 13, 15 или 36 месяцев в зависимости от выбранного устройства. 

Постоянные расходы: 

  • оплата интернета — без подключения к Сети касса не работает: 

  • расходные материалы: кассовая лента;

  • техническое обслуживание по договору;

  • оплата услуг ОФД.

 

Где купить онлайн-кассу

Главное требование к онлайн-кассе — регистрация в системе ФНС. Поэтому покупать их следует только у авторизованных поставщиков либо у их дилеров. 

Самый выгодный вариант — взять в лизинг оборудование у банка. Когда предприниматель открывает расчетный счет и подключает эквайринг, многие банки дают в аренду устройства бесплатно либо в рассрочку без процентов.

Есть компании, которые продают онлайн-кассы под ключ. Помимо установки и настройки самого оборудования предоставят учетную систему с кассовым ПО и будут оказывать услуги в качестве оператора фискальных данных. 

Способы подключения кассы 

Разберем по шагам, что нужно для подключения кассы: 

1. Выбрать и купить-онлайн кассу, отвечающую вашим требованиям.

2. Подключить кассу и ПК (если купили не моноблок) к интернету. 

3. Выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор. Список ОФД доступен на сайте ФНС. 

4. Зарегистрировать кассу в налоговой. 

Для этого нужно создать личный кабинет на сайте ФНС. Для создания ЛК потребуется цифровая подпись. После — оформить заявление на регистрацию кассы.

После проверки заявления вы получите регистрационный номер кассы — он придет в ваш личный кабинет на портале ФНС. 

5. Провести фискализацию кассы. Это необходимо сделать в течение суток после получения регистрационного номера в ФНС. 

Фискализация проводится либо с помощью ПО на компьютере, к которому подключена касса, либо в самой кассе, если она позволяет такие операции проводить. Чтобы провести фискализацию, вам потребуется:

  • регистрационный номер кассы, полученный в налоговой;

  • адрес, название и ИНН;

  • данные сотрудника, от имени которого вы подали заявления на регистрацию;

  • название выбранного ОФД и параметры подключения к нему. 

Далее остается зарегистрировать кассу в ОФД и подключить дополнительное оборудование, которое планируете использовать. 

Все эти шаги можно проделать самостоятельно или обратиться к поставщику кассы. 

Что делать, если с кассой возникли проблемы 

  • Обрыв интернет-соединения. В таком случае работа кассы будет остановлена, если соединение разорвалось в момент оформления покупки — чек выдан не будет. Нужно дождаться, пока соединение восстановится, и выдать чек покупателю. 

  • Полная остановка работы кассы. Касса перестает работать по нескольким причинам. Диапазон проблем широкий — от отключения электроэнергии и заполненности фискального накопителя до сбоя установленных параметров смены и времени. 

Вне зависимости от них с неработающей кассой продолжать деятельность продавец не может — последуют штрафы от ФНС. Поэтому в причине нужно разобраться.

Если сделать это самостоятельно не получается, нужно обратиться к поставщику кассы, с которым у вас заключен договор на техническое обслуживание. 

  • Ошибки при работе с кассой. Если в процессе работы кассира с кассой возникают ошибки, то на дисплей, как правило, выводится номер ошибки. Чтобы решить возникшую проблему, в инструкции к кассе нужно найти номер ошибки и описание шагов для ее устранения. Если описания нет или действия по инструкции не помогают, нужно обратиться к поставщику кассы. 

Какие штрафы будут, если использовать кассу неправильно 

  • Если ИП не использует онлайн-кассу, ФНС назначит штраф. Сумма штрафа — от 25% до 50% от не проведенной через кассу покупки, но не менее 10 000 рублей. 

  • Штраф на невыдачу чека покупателю для ИП составляет 2000 рублей. 

Единый штраф от 1500 до 3000 рублей за эти нарушения: 

  • использование кассы без регистрации в ФНС;

  • использование кассы без фискального накопителя;

  • применение кассы, которая не прошла фискализацию;

  • отсутствие договора с ОФД;

  • ошибки при формировании фискальных документов.

 

Как выбрать онлайн-кассу: кратко

  • Онлайн-касса шифрует данные о продажах и отправляет оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую. 

  • С 2021 года большинство ИП обязаны использовать онлайн-кассу. 
    Некоторые предприниматели могут не устанавливать оборудование — это, например, плательщики налога на профессиональный доход или бизнес, который находится в местности без доступа в интернет. 

  • Есть несколько видов онлайн-касс — кнопочные, стационарные и мобильные с сенсором, POS-системы. 

  • POS-системы — самые дорогие. Это готовый комплекс устройств с клавиатурой, весами, терминалом, регистратором и так далее.

  • Облачная онлайн-касса подойдет для бизнеса без физических точек. В этом случае оборудование покупать не нужно, но придется ежемесячно платить деньги за лицензию.

  • Кнопочная касса-калькулятор — самый недорогой вариант. Это простая касса с небольшим объемом встроенной памяти. 

  • Когда предприниматель открывает расчетный счет и подключает эквайринг, многие банки дают устройства в бесплатную аренду либо в рассрочку без процентов.

Автор: Ася Лаврентьева

Источник:

Banki.ru

РубрикаОнлайн-кассы